새로운 오피스의 도입

산업구조의 변화

• 산업구조가 3차산업(금융, 유통, 서비스)에서 4차산업(정보, 교육)으로 전환
• 오피스의 급속한 증가에 따른 대응과 생산성, 쾌적성이 중요한 과제로 대두
• 사무환경이 생활의 질(Quality of Life)과 직결되어 업무환경 개선요구 증대
• 정보생산이 산업의 주요한 과제 및 분야로 등장 정보화 및 정보기술

• 사무자동화(OA)로 인한 오피스의 계획과 관리의 혁신적 변화 요구
• 정보화의 진전에 따라 새로운 시설 (공간, 집기, 설비 등)이 필요
• 일할 사람이 일하는 곳으로 이동하던 시대에서 일이 일할 사람 곁으로 찾아가는 시대로 전환

기업내부의 환경변화

•인사구조가 수직 위계에서 수평적으로 전환 (팀웍, 자율, 권한위임)
•감량경영 방침으로 경비절감, 생산성 제고 요구 증대
•기업문화가 개인적 책임, 부서를 초월한 교류, 평등주의, 기업가 정신을 강조시설경영 (FM의 필요증대)
•전 고정자산(부동산, 시설, 공간) 관리의 최적화 필요성 대두
•비용(설비투자, 운영비)의 최소화
•효용의 극대화
–과잉, 유휴, 부족의 배제
–업무효율의 증진 및 편리한 사용
–양호한 업무환경
•변화에 유연한 대응

정보화사회와 FM의 역할

•정보화 사회의 생산현장은 오피스
–공업사회 - 공장 (물건의 반입, 반출)
–정보화사회 - 오피스(정보의 반입, 반출)
•비약하는 정보기술
–정보처리와 정보통신 능력의 급속한 발전
–정보가치의 증대 및 물건가치의 하락
•네트워크로 접속된 정보환경의 출현
–공간의 벽을 초월하여 언제 어디서나 근무가능
•일하는 방법은 급격히 변하는데 사무환경은 완만히 변화
•새로운 오피스(Alternative Office)는
–장소를 초월하는 업무공간 (정보화 사회)
–주택, 자동차, 비행기, 여행지, 호텔을 일하는 장소로 활용
–고정된 시간(9-5시)과 고정된 공간(사무실)의 한계를 초월
–시간과 공간에 따라 차이나는 개인의 업무능률을 인정
–세계화에 따라 24시간 업무진행, 빈번한 출장을 반영하는 업무환경
시스템구축의 필요성 대두
–Telecommuting의 등장 (현재 미국 10%, 장래 40%까지)
–개인공간의 비중을 축소하고 공동으로 활용하는 공간을 증대
•예: 임원실내 회의공간을 축소 공유 회의공간 확보
•예: 부서별 회의공간을 공유 회의공간으로 전환
•예: Workstation을 시간차로 활용
–오피스 공간의 호텔링 개념 도입 (회의공간, 사무공간)
–정보통신망을 통한 업무처리
전통적오피스의 문제점
•전통적 오피스의 문제점
–비효과적 공간활용 (점유시간 한정적)
–직급별로 업무공간 크기를 결정 (예: 부사장 75평 대부분 외근, 분석팀 8명이 20평 이용하나 회의공간 부족으로 비효율적 업무진행)
–부서마다 업무공간을 구획 (업무의 변화에 대응하기 곤란)
–개방/비개방공간을 수요에 따라 공급하기 곤란
–상호교류의 부족 (특히 팀으로 일하는 경우)
•새로운 개념의 개방형 오피스 및 표준형 사무공간의 필요성 대두

•Home Office (Work-at-Home, Full-time Telecommuting)
–개인 또는 직장에 소속되어 재택근무, 직장으로 통근 불필요
–소규모 통신판매 회사, 전화안내 업무 등
•Telecommuting Center
–주택 밀집지에 위치하여 공용으로 사용하는 사무공간
–개인이나 회사가 오피스 사용비를 지불
•Office Hoteling/Mobile Office
–사무공간이 개인에게 고정되어 있지 않고 사용자가 예약하여 시간제로 사무공간을 활용
–사무공간, 기기, 비품은 오피스 관리팀에서 전담하여 서비스
–전화와 각종 통신은 근무하는 곳으로 자동연결
•Satellite Office
–주로 대기업체에서 지역적으로 분산하거나 대규모 주택지에 사무공간을 설치
–직원은 새틀라이트 오피스로 출근하거나 외근시에 활용
•Virtual Office (Mobile Office)
–언제 어디서나 근무 (출장지, 공항, 주택, 호텔, 골프장 등)
–정보통신의 비약적인 발달이 가져오는 오피스 형태
새로운 오피스의 용어
•Non-Territorial Office
–개인에게 고정된 공간이 배정되지 않고 공용으로 사용되는 오피스
–공유 사무공간으로 공동 활용
•Telecommuting
–일주일에 하루 이상 출근, 그 외는 집에서 근무
•Free Address (자유배정제)
–먼저 온 사람이 개인 업무공간을 우선적으로 사용하도록 계획된 업무공간 배정제도
•Shared Assigned (공유배정제)
–2사람 이상이 하나의 사무공간에 시간차에 따라 활용하는 공간 배정방법
–근무자가 사용하는 공간은 고정되어 있으나 다수가 사용하므로 시간에 따라 또는 요일에 따라 활용계획을 사전에 수립
•Group Address (집단배정제)
–2인 이상의 근무자가 두곳 이상의 업무공간을 사용하는 공간배정 방법
–특정한 팀에게나 임시적으로 사무공간을 할당
–일정 부서에 복수의 공간을 배정하여 부서 책임하에 활용하는 방법도 가능
•Hoteling (호텔링)
–근무자들이 사전에 사무공간을 예약하여 사용
–근무자 수에 비하여 공간의 수는 2:1에서 10:1으로 배정
–효율적 오피스 서비스가 선행될 필요
–사무자동화 및 정보통신망의 구축
•효율적 공간이용 (시간차 이용, 호텔링)
–Hoteling을 통한 공간의 효율적 이용
–전체적인 공간절약, 기업의 고정자산 비용을 절감
–한국 IBM 공간 40%, 비용 17억 절감
–미국 E&Y 공간 40%, 비용 28% (2,500만불) 절감, Hoteling 6:1에서 8:1로 확대
•생산성 제고를 통한 경영개선
–업무목표가 명확하고 결과는 측정 가능
–한국 IBM 74%가 생산성 향상되었다고 응답
–미국 평균 20%의 생산성 증대
•직원간 교류 및 팀웍의 증대
–공유공간 및 회의실의 빈번한 활용
–프로젝트에 따라 업무공간을 집단적으로 예약하여 활용
•고객과의 관계개선
–외부에서도 업무 가능
–업무시간을 융통성 있게 조절하여 자유롭게 외근하고 고객과 잦은 접촉이 가능
•인력관리 비용감소
–이직률, 결근율 감소
–위치에 관계 없이 유능한 직원을 채용
–고정된 시간과 장소에 출퇴근하지 못하는 유능한 유휴인력을 활용
•통근시간의 절약
–텔레 커뮤팅을 통한 통근의 필요성 감소
–에너지 절약, 대기오염 경감, 교통체증 완화 등 국가적 이익
•활기 있는 분위기
–원하는 공간을 자유롭게 선택
–고정된 공간에서 발생하는 침체된 분위기 해소
•생활의 질을 제고
–개인적으로 일과 가정에 대한 책임을 조절
–개인적인 사정에 따라 업무시간을 임의로 조정
–취미나 건강에 대한 관심 증대
•이사비용을 절감
–기업의 축소, 확대 등 변화에 유연하게 대응하므로 잦은 이전이 불필요
–기업환경의 변화에 따른 다른 장소로의 이전 필요성도 감소
•건물 개수비용 절감
–부서별 구획의 변경에 따른 개수비용을 획기적으로 절감
•대외적 이미지 개선
–첨단적 이미지 부각
–융통성 있는 근무형태로 인한 고객과 일반에 매력
•모든 업종, 모든 직원에 가능?
–업무의 많은 부분이 독자적으로 처리가능한 분야
–업무내용과 성과를 바로 측정 가능한 분야
–경영의 목표와 기업의 전망에 대한 직원의 명확한 이해
•개인에게 권한을 위임
–너무 많은 계층구조는 곤란
–업무통제와 평가는 개인보다는 제도에 따라 시행
•최신 정보기술에 대한 이해
–직원들이 최소한의 컴퓨터와 정보통신에 대한 이해와 수행능력을 구비
–필요한 하드웨어와 소프트웨어의 구비 및 지급
•경영자의 흥미
–생산성 증대, 이직 및 결근감소로 인한 비용절감, 통근감소로 인한 교통 및 대기오염 문제 완화, 에너지 절약, 유능한 직원채용, 생활의 질 향상, 경영향상, 공간절약 등
•직원의 흥미
–개인이 시간을 유동적으로 활용하여 비용과 시간을 절약, 통근에서 오는 스트레스 감소, 업무시간을 개인이 조정하여 집중할 수 있는 시간에 방해받지 않고 일하므로 효율의 증대 등
•잠재적 단점
–상급자는 직원들에 대한 통제력 상실
–하급자는 직장으로부터 고립되는 것에 대한 두려움
–새로운 경영환경에 대한 적응과 훈련이 필요
•선택과 비용
–아무도 텔레컴뮤팅을 강요 받지 않고 일반 근무형태로 복귀가능
–소요되는 하드웨어와 소프트웨어는 주정부에서 지급
–추가되는 비용은 공간비용과 생산성 향상으로 충분히 상쇄
•재해 및 사고
–텔레컴뮤팅 장소에서 발생하는 재해 및 사고는
산업재해로 인정
–일상적인 개인의 안전은 스스로 책임
–주정부 감독관은 일하는 장소를 방문, 관찰, 평가할
권리를 보유
•책임 및 혜택
–업무에 필요한 장비는 주정부에서 지급하고 유지관리 책임
–직원들은 일주일에 하루 이상 출근
–일하는데 대한 감시는 없으나 결과물 제출로 평가
–일반 근무자와 다른 별도의 혜택이나 불이익은 배제

•참여 직원이 직접적인 감독없이 자발적으로 업무처리 능력을 보유한 경우에 적합
•결과적으로 텔레컴뮤팅은 직원이 자원하고 감독자가 허락하여 이루어지는 제도
결론
•경영자의 흥미
–생산성 증대, 이직 및 결근감소로 인한 비용절감, 통근감소로 인한 교통 및 대기오염 문제 완화, 에너지 절약, 유능한 직원채용, 생활의 질 향상, 경영향상, 공간절약 등
•직원의 흥미
–개인이 시간을 유동적으로 활용하여 비용과 시간을 절약, 통근에서 오는 스트레스 감소, 업무시간을 개인이 조정하여 집중할 수 있는 시간에 방해받지 않고 일하므로 효율의 증대 등
•잠재적 단점
–상급자는 직원들에 대한 통제력 상실
–하급자는 직장으로부터 고립되는 것에 대한 두려움
–새로운 경영환경에 대한 적응과 훈련이 필요
•선택과 비용
–아무도 텔레컴뮤팅을 강요 받지 않고 일반 근무형태로 복귀가능
–소요되는 하드웨어와 소프트웨어는 주정부에서 지급
–추가되는 비용은 공간비용과 생산성 향상으로 충분히 상쇄
•재해 및 사고
–텔레컴뮤팅 장소에서 발생하는 재해 및 사고는
산업재해로 인정
–일상적인 개인의 안전은 스스로 책임
–주정부 감독관은 일하는 장소를 방문, 관찰, 평가할
권리를 보유
•책임 및 혜택
–업무에 필요한 장비는 주정부에서 지급하고 유지관리 책임
–직원들은 일주일에 하루 이상 출근
–일하는데 대한 감시는 없으나 결과물 제출로 평가
–일반 근무자와 다른 별도의 혜택이나 불이익은 배제
•참여 직원이 직접적인 감독없이 자발적으로 업무처리 능력을 보유한 경우에 적합
•결과적으로 텔레컴뮤팅은 직원이 자원하고 감독자가 허락하여 이루어지는 제도
관련연구소개
•사무환경표준화연구
–업무 유형별 특성 파악
–오피스 레이아웃에 대한 의식 및 선호 조사
–오피스 레이아웃 실태 파악
–오피스 환경 변화에 대한 오피스 가구의 대응실태
–총무, 인사, 재무팀, 8-10시간 근무, 하루 재석시간 6-8시간 이상,
–하루 OA 사용시간 6시간 이상, 팀작업비중 보통, 업무정형도 보통
–오피스 레이아웃 개선 – 창조성, 독창적 발상 증진, 팀웍의 효율성 증진
–오피스 레이아웃 결정 요인 – 동료간 커뮤니케이션, 개인의 프라이버시, 자리에서 근무하는 시간
–레이아웃 +자형, 워크스테이션 ㄱ’자형 선호
–파티션 높이 1300mm, 삼면 위치 선호
–벤젠형 레이아웃이 많지만 만족도는 보통 이하의 평가
–총무, 인사, 재무팀, 8-10시간 근무, 하루 재석시간 6-8시간 이상,
–하루 OA 사용시간 6시간 이상, 팀작업비중 보통, 업무정형도 보통
–오피스 레이아웃 개선 – 창조성, 독창적 발상 증진, 팀웍의 효율성 증진
–오피스 레이아웃 결정 요인 – 동료간 커뮤니케이션, 개인의 프라이버시, 자리에서 근무하는 시간
–레이아웃 +자형, 워크스테이션 ㄱ’자형 선호
–파티션 높이 1300mm, 삼면 위치 선호
–벤젠형 레이아웃이 많지만 만족도는 보통 이하의 평가